Klíčový rozdíl – hlavní kniha vs. zkušební zůstatek
Příprava hlavní knihy a zkušební bilance jsou dvě hlavní činnosti v účetním cyklu, které jsou nezbytné pro sestavení účetní závěrky na konci roku. Klíčový rozdíl mezi hlavní knihou a zkušebním zůstatkem je ten, že hlavní kniha je sada účtů, které obsahují podrobné provedené transakce, zatímco zkušební předvaha je výpis, který zaznamenává konečné zůstatky hlavní knihy.
Co je hlavní kniha
Hlavní kniha je hlavní sada účtů, kde se zaznamenávají všechny transakce provedené během finančního roku. Informace v hlavní knize jsou odvozeny z hlavního deníku, což je počáteční kniha pro zadávání transakcí. Hlavní kniha obsahuje všechny debetní a kreditní položky transakcí a je oddělena třídami aktiv. (Aktiva, pasiva, vlastní kapitál, výnosy a náklady)
Např. Jednotlivé majetkové účty, jako jsou hotovost, pohledávky, zálohy atd., budou evidovány pod klasifikací aktiv.
Pro velké podniky, kde se provádí mnoho transakcí, nemusí být vhodné zadávat všechny transakce do hlavní knihy kvůli velkému objemu. V takovém případě se jednotlivé transakce zaznamenají do ‚vedlejších knih‘a součty se převedou na účet v hlavní knize. Tento účet se nazývá „Kontrolní účet“a jsou zde zaznamenány typy účtů, které obecně vykazují vysokou úroveň aktivity.
Obrázek_1: Příklad zůstatku hlavní knihy
Co je zkušební zůstatek?
Zkušební bilance je souhrnný pracovní list, který obsahuje všechny zůstatky účetní knihy k určitému okamžiku (obvykle na konci účetního roku) se záměrem zkontrolovat matematickou přesnost zůstatků hlavní knihy. Všechny debetní zůstatky budou zaznamenány v jednom sloupci a všechny kreditní zůstatky v jiném.
Zkušební váha poskytuje všechny konečné zůstatky v jediném dokumentu na první pohled, a proto je snadné ji použít jako referenční nástroj. Pomáhá také odhalit řadu možných chyb v případě výskytu a pomáhá identifikovat typ deníkových záznamů, které by měly být zaúčtovány, aby se identifikované chyby opravily.
Hlavní účely a použití zkušebního zůstatku
Použít jako rozhodovací nástroj k zajištění matematické přesnosti zůstatků účetní knihy
Pokud jsou všechny transakce za účetní období přesně zaznamenány, součet debetních zůstatků zkušebního zůstatku by se měl rovnat součtu kreditních zůstatků.
Odhalit a opravit chyby v zaznamenávání finančních informací
Určitý typ chyb v hlavní knize lze identifikovat prostřednictvím zkušební bilance. Jsou,
- Chyby částečného vynechání (na účtech je zaúčtován pouze debetní nebo kreditní zápis)
- Chyby při přenosu (konečný zůstatek je přenesen nesprávně)
- Chyby při odesílání (celkový počet účtu je víceméně zaznamenán)
V případě chyby je částka způsobující rozdíl připsána na „přechodný účet“, dokud nebudou opraveny. Pokud debetní strana zkušebního zůstatku převyšuje stranu kreditu, je rozdíl připsán na přechodný účet a pokud je kreditní zůstatek větší než debetní, je rozdíl odepsán na vrub přechodného účtu. Jakmile jsou chyby identifikovány, opraveny a zkušební zůstatek sečten, je přechodný účet uzavřen, protože zůstatek již neexistuje.
Nicméně následující položky nezpůsobí nesrovnalosti ve zkušebním zůstatku.
- Principální chyby (Záznamy jsou zaúčtovány na nesprávný typ účtu)
- Chyby úplného vynechání (položky jsou v účtech zcela vynechány)
- Chyby provize (Záznam je zapsán na správný typ účtu, ale na nesprávný účet)
- Chyby původního zadání (nesprávná částka je zaúčtována na správné účty)
- Chyby kompenzace (nesprávné záznamy ve dvou nebo více účtech se navzájem ruší)
- Chyby úplného zrušení (správná částka je zaúčtována na správné účty, ale debety a kredity byly stornovány)
Jaký je rozdíl mezi hlavní knihou a zkušebním zůstatkem?
Hlavní kniha a zkušební zůstatek |
|
| Hlavní kniha je sada účtů, které zaznamenávají všechny transakce. | Zkušební zůstatek je souhrnný výpis, který odráží zůstatky hlavní knihy. |
| Purpose | |
| Účelem je zaznamenat konečné záznamy transakcí. | Účelem je zkontrolovat matematickou přesnost zůstatků hlavní knihy. |
| Klasifikace účtu | |
| To se provádí podle třídy účtů | Neexistuje žádná klasifikace účtů. |
| Časové období | |
| Toto zaznamenává transakce během účetního roku. | Toto je připraveno poslední den účetního roku. |
Shrnutí – hlavní kniha vs. zkušební zůstatek
I když byl proces účetnictví dříve velmi časově náročný a nákladný, nyní jej lze provést s méně času a úsilím s použitím automatizovaného účetního softwaru. Je důležité přesně pochopit rozdíl mezi hlavní knihou a předvahou, protože obě představují důležité kroky při přípravě účetní závěrky na konci roku. V případě, že existují nesrovnalosti mezi debetními a kreditními zůstatky, měly by být prošetřeny a před přistoupením k přípravě účetní závěrky by měly být zaúčtovány opravné položky.
