Krátká zpráva vs. Dlouhá zpráva
Psaní zprávy v podnikání je nutností a jsou chvíle, kdy jako obchodní manažer musíte napsat podrobnou zprávu, a také chvíle, kdy potřebujete předat stručné informace v souhrnné podobě. Tyto zprávy jsou známé jako krátké zprávy a dlouhé zprávy a ačkoli mohou obsahovat podobné informace, existují rozdíly ve formátu, stylu, hloubce a samozřejmě v délce. Podívejme se blíže na dva typy přehledů.
Cílem každé zprávy, ať už dlouhé nebo krátké, je být jasná, aby informace, která má být předána, byla snadno srozumitelná. Psaní zprávy je dovednost, která je nutností pro všechny profesionální manažery. Je třeba chápat, že zpráva předkládá fakta a čísla, a není třeba tlačit na argument, jako je tomu v případě eseje. Žádný čtenář nemá věčnost na to, aby si zprávu přečetl v klidu, a proto každá zpráva, ať už dlouhá nebo krátká, musí používat krátké a výstižné odstavce s nadpisy a podnadpisy a důležitými body podtrženými, aby se zdůraznila jejich důležitost.
Krátká zpráva se také nazývá neformální zpráva, zatímco dlouhá zpráva se někdy nazývá formální zpráva. Krátká zpráva často není více než jedna stránka prohlášení obsahující fakta a čísla co nejstručnějším způsobem. Krátká zpráva je jako memorandum a nepotřebuje obal. Tento styl zprávy je často ležérní a uvolněný. Styl psaní zahrnuje použití první osoby jako já a my v ostrém kontrastu k dlouhé zprávě, kde jsou použita celá jména lidí.
Dlouhá zpráva má vždy název, úvod, tělo a pak závěr. Vždy má více než jednu stránku. Někdy obsahuje průvodní dopis, který uvádí všechny podrobnosti, které jsou součástí dlouhé zprávy. Na konci dlouhé zprávy je bibliografie a příloha. Je běžné mít dlouhou zprávu vytištěnou a svázanou s pevnou vazbou. Tón v dlouhé zprávě je zdrženlivý a ponurý na rozdíl od krátkého dopisu.
