Program vs. minuty
Program a zápis jsou dvě nejdůležitější složky schůzky. Osoba, která schůzku organizuje, má na mysli mnoho věcí, jako je plán, načasování, místo konání, hosté, plán schůzky a tak dále. Je proto nutné být si vědom rozdílů mezi agendou a zápisy.
Agenda
Agenda je slovo, které se používá k popisu plánu nebo programu schůzky. Je to seznam věcí, které je třeba během schůzky udělat nebo prodiskutovat. Každá formální schůzka, která je organizována, vyžaduje vytvoření jejího programu. Existuje posloupnost, ve které se body probírají a projednávají během schůze a program schůze tuto posloupnost jasně uvádí. Tato agenda je rozeslána mezi hosty v dostatečném předstihu předtím, než v době schůzky skutečně dorazí na místo konání, aby se mohli seznámit s tématy, která se budou během schůzky projednávat. Dalším cílem programu je zajistit, aby se účastníci náležitě připravili a nebyli přistiženi.
minut
Zápis je termín, který se používá k označení oficiálního záznamu jednání během formálního setkání. Tyto zápisy slouží jako záznamy toho, co se stalo během schůzky, a také aby se lidem po nějaké době připomnělo, kdyby zapomněli. Tyto zápisy jsou také užitečné pro všechny, kteří se schůze nemohou zúčastnit, protože se seznámí se vším, co se během schůzky odehrálo. Zápis obsahuje název místa, datum a čas jednání a seznam všech, kteří se jednání zúčastnili. Tyto minuty také obsahují jméno osoby, která tyto minuty napíše.
Jaký je rozdíl mezi programem a zápisem?
• Agenda je plán schůzky a sděluje sekvenci událostí během schůzky, aby se hosté mohli předem připravit.
• Zápis odkazuje na oficiální záznam z jednání formálního setkání. Minuty jsou důležité pro připomenutí toho, co se stalo během schůzky na budoucím datu, pokud lidé zapomenou.
