Klíčový rozdíl – sekretářka vs. recepční
Sekretářka a recepční jsou dvě důležité funkce v jakékoli organizaci, mezi kterými lze zdůraznit určité rozdíly. Tyto dva posty mají různé role, funkce a povinnosti, které je třeba vykonávat v rozporu s populární mylnou představou, že se jedná o jedno a totéž zaměstnání. Zatímco sekretářka je spíše osobní asistentka nebo administrativní asistentka, recepční je první, s kým se člověk při vstupu do organizace setká. Podívejme se na rozdíl mezi funkcemi sekretářky a recepční.
Kdo je tajemník?
Podle Oxford English Dictionary je sekretář administrativním úředníkem v organizaci, který je zaměstnán psaním dopisů, vedením záznamů atd. Funkce tajemníka se liší v závislosti na velikosti organizace. Zatímco v malé firmě možná bude muset vykonávat dvojí povinnosti recepční i sekretářky, ve velkých organizacích je to ona, kdo organizuje rozvrh svého šéfa, přijímá a odpovídá na všechny e-maily, objednává zásoby, plánuje schůzky se svým šéfem, píše důležitá dopisy a tak dále.
Sekretářka musí mít středoškolský nebo ekvivalentní diplom a musí umět rychle psát. Mnoho společností dává přednost najímání osob s dodatečným osvědčením o dovednostech na úrovni sekretářky. Nyní přejděme k pochopení rolí recepčního, abychom získali jasnou představu o rozdílu mezi těmito dvěma.
Kdo je recepční?
Recepční obvykle musí pozdravit lidi na recepci a nasměrovat je do různých oddělení v závislosti na jejich požadavcích. Je to také osoba, která se musí věnovat příchozím hovorům a odpovídat na dotazy a také poslouchat stížnosti. Lidé, kteří se chtějí setkat s důležitou osobou v organizaci, se s touto osobou musí setkat, aby získali datum a čas schůzky.
Když voláte do jakékoli společnosti, hlas, který běžně slyšíte, je hlas recepčního. Recepční se musí věnovat všem návštěvníkům a musí mít příjemnou osobnost, vstřícný přístup a sladký hlas, aby na ně udělal dojem. Musí mít telefonickou etiketu, aby se mohla věnovat všem obchodním dotazům s maximální efektivitou a proměnit náhodné dotazy ve skutečné zákazníky.
Je tedy zřejmé, že existují velké rozdíly v rolích, odpovědnostech a funkcích sekretářky a recepční.
Jaký je rozdíl mezi sekretářkou a recepční?
Definice tajemníka a recepčního:
Sekretářka: Administrativní úředník v organizaci, který je zaměstnán psaním dopisů, vedením záznamů atd.
Recepční: Osoba, která vítá návštěvníky kanceláře a jedná s nimi.
Charakteristika sekretářky a recepční:
Povinnosti:
Sekretářka: Sekretářka organizuje rozvrh svého šéfa, přijímá a odpovídá na všechny e-maily, objednává zásoby, plánuje schůzky se šéfem, píše důležité dopisy atd.
Recepční: Recepční pozdraví lidi na recepci a nasměruje je do různých oddělení v závislosti na jejich požadavcích. Musí se také věnovat příchozím hovorům a odpovídat na dotazy a také poslouchat stížnosti.
Požadavky:
Sekretářka: Vyžaduje se osvědčení o sekretářských dovednostech.
Recepční: Není vyžadována specifická dovednost; jednotlivec však musí mít příjemnou osobnost, vstřícný přístup a milý hlas. Měla by být také efektivní ve své práci.
